Afspraken en agenda · ASRR Tech
Hoe maak je de afspraaklocatie duidelijk?
Noem vóór het boeken of het gesprek online, op kantoor of bij de klant plaatsvindt. Zorg dat de bevestiging dezelfde locatie en instructies bevat.
Een voorbeeld uit de praktijk
Een Teams-demo vraagt andere instructies dan een adviesgesprek aan huis.
Dit is een illustratieve situatie om je eigen proces te toetsen.
Checklist voor jouw team
- Controleer boekingstekst.
- Vergelijk bevestiging.
- Test deelname-instructies.
Wanneer werkt het?
De klant hoeft de locatie niet achteraf na te vragen.
Test dit met een herkenbaar dossier en laat een collega de uitkomst teruglezen. Noteer waar informatie of een beslissing ontbreekt. Gebruik die bevinding om een werkafspraak te verbeteren voordat je het proces breder toepast.
Afspraken en agenda: de bredere werkwijze
Een afspraak verbindt de beschikbare tijd van een medewerker met de verwachting van een klant. Maak duidelijk welk gesprek wordt geboekt, wie aanwezig is en waar het plaatsvindt. Beschikbaarheid, bevestiging en wijzigingen vormen samen één proces. Test daarom meer dan een vrije plek: controleer ook een bezette agenda, annulering en verplaatsing. Bij gekoppelde agenda’s moet duidelijk zijn welk systeem beschikbaarheid bepaalt en waar wijzigingen worden verwerkt. Laat de medewerker en de klant ieder hun eigen bevestiging controleren voordat de boekingsroute breed wordt gebruikt.