Afspraken en agenda · ASRR Tech
Hoe richt je annuleringen van afspraken in?
Bepaal waar een annulering wordt verwerkt en wie bericht krijgt. Leg vast of opvolging nodig is, zodat annuleren niet automatisch het hele klanttraject beëindigt.
Een voorbeeld uit de praktijk
Een klant annuleert wegens ziekte en wil later opnieuw plannen.
Dit is een illustratieve situatie om je eigen proces te toetsen.
Checklist voor jouw team
- Test annulering.
- Controleer agenda en dossier.
- Plan passend vervolg.
Wanneer werkt het?
De agenda en het klantdossier geven dezelfde actuele afspraakstatus.
Test dit met een herkenbaar dossier en laat een collega de uitkomst teruglezen. Noteer waar informatie of een beslissing ontbreekt. Gebruik die bevinding om een werkafspraak te verbeteren voordat je het proces breder toepast.
Afspraken en agenda: de bredere werkwijze
Een afspraak verbindt de beschikbare tijd van een medewerker met de verwachting van een klant. Maak duidelijk welk gesprek wordt geboekt, wie aanwezig is en waar het plaatsvindt. Beschikbaarheid, bevestiging en wijzigingen vormen samen één proces. Test daarom meer dan een vrije plek: controleer ook een bezette agenda, annulering en verplaatsing. Bij gekoppelde agenda’s moet duidelijk zijn welk systeem beschikbaarheid bepaalt en waar wijzigingen worden verwerkt. Laat de medewerker en de klant ieder hun eigen bevestiging controleren voordat de boekingsroute breed wordt gebruikt.