Afspraken en agenda · ASRR Tech
Wat controleer je bij het verplaatsen van een afspraak?
Controleer dat de oude tijd vervalt, de nieuwe tijd bevestigd wordt en de verantwoordelijke medewerker de wijziging ziet. Bewaar relevante voorbereiding bij hetzelfde traject.
Een voorbeeld uit de praktijk
Een intake verschuift naar volgende week zonder dat het eerdere gesprekssamenvatting verdwijnt.
Dit is een illustratieve situatie om je eigen proces te toetsen.
Checklist voor jouw team
- Verplaats een testafspraak.
- Controleer beide tijdstippen.
- Lees de nieuwe bevestiging.
Wanneer werkt het?
Er blijft één actuele afspraak over met de juiste context.
Test dit met een herkenbaar dossier en laat een collega de uitkomst teruglezen. Noteer waar informatie of een beslissing ontbreekt. Gebruik die bevinding om een werkafspraak te verbeteren voordat je het proces breder toepast.
Afspraken en agenda: de bredere werkwijze
Een afspraak verbindt de beschikbare tijd van een medewerker met de verwachting van een klant. Maak duidelijk welk gesprek wordt geboekt, wie aanwezig is en waar het plaatsvindt. Beschikbaarheid, bevestiging en wijzigingen vormen samen één proces. Test daarom meer dan een vrije plek: controleer ook een bezette agenda, annulering en verplaatsing. Bij gekoppelde agenda’s moet duidelijk zijn welk systeem beschikbaarheid bepaalt en waar wijzigingen worden verwerkt. Laat de medewerker en de klant ieder hun eigen bevestiging controleren voordat de boekingsroute breed wordt gebruikt.