Gegevens en overstappen · ASRR Tech
Hoe behoud je dossierverantwoordelijkheid tijdens migratie?
Koppel oude eigenaars aan actuele rollen en bepaal een vangnet voor vertrokken medewerkers. Laat teams hun open dossiers controleren voordat het nieuwe proces start.
Een voorbeeld uit de praktijk
Een verzameling open aanvragen staat nog op naam van een oud-medewerker.
Dit is een illustratieve situatie om je eigen proces te toetsen.
Checklist voor jouw team
- Maak eigenaarsmapping.
- Wijs uitzonderingen toe.
- Laat teams controleren.
Wanneer werkt het?
Ieder actief dossier heeft na de overstap een beschikbare verantwoordelijke.
Test dit met een herkenbaar dossier en laat een collega de uitkomst teruglezen. Noteer waar informatie of een beslissing ontbreekt. Gebruik die bevinding om een werkafspraak te verbeteren voordat je het proces breder toepast.
Gegevens en overstappen: de bredere werkwijze
Een migratie verplaatst een werkwijze, niet alleen een bestand. Maak vooraf duidelijk welke gegevens nog gebruikt worden en welke alleen als historie bewaard moeten blijven. Leg de betekenis van velden en statussen vast voordat je ze omzet. Begin met een representatieve proefset en laat toekomstige gebruikers die controleren. Vergelijk aantallen én de inhoud van enkele dossiers. Spreek af wanneer het oude systeem stopt met wijzigen en wie fouten oplost. Controleer de beschikbare importmogelijkheden voor jouw inrichting voordat je een bestand als definitieve overdracht behandelt.