Gegevens en overstappen · ASRR Tech
Hoe bereid je een Excel-bestand voor CRM-overdracht voor?
Bepaal welke rijen actieve relaties of trajecten voorstellen en maak veldbetekenissen duidelijk. Bewaar een ongewijzigde bron voordat je opschoont.
Een voorbeeld uit de praktijk
Eén spreadsheet bevat zowel contactgegevens als meerdere offertes per klant.
Dit is een illustratieve situatie om je eigen proces te toetsen.
Checklist voor jouw team
- Bewaar de bron.
- Beschrijf rijbetekenis.
- Scheid relaties en trajecten.
Wanneer werkt het?
De proefset heeft een duidelijke betekenis per rij en kolom.
Test dit met een herkenbaar dossier en laat een collega de uitkomst teruglezen. Noteer waar informatie of een beslissing ontbreekt. Gebruik die bevinding om een werkafspraak te verbeteren voordat je het proces breder toepast.
Gegevens en overstappen: de bredere werkwijze
Een migratie verplaatst een werkwijze, niet alleen een bestand. Maak vooraf duidelijk welke gegevens nog gebruikt worden en welke alleen als historie bewaard moeten blijven. Leg de betekenis van velden en statussen vast voordat je ze omzet. Begin met een representatieve proefset en laat toekomstige gebruikers die controleren. Vergelijk aantallen én de inhoud van enkele dossiers. Spreek af wanneer het oude systeem stopt met wijzigen en wie fouten oplost. Controleer de beschikbare importmogelijkheden voor jouw inrichting voordat je een bestand als definitieve overdracht behandelt.