Afspraken en agenda · ASRR Tech
Wanneer heb je buffers tussen afspraken nodig?
Reserveer voorbereiding, afronding en eventuele reistijd naast het gesprek. Baseer buffers op het werkelijke afspraaktype en controleer het effect op boekbare tijd.
Een voorbeeld uit de praktijk
Een adviesbezoek vraagt reistijd; een online demo vooral voorbereiding en verslag.
Dit is een illustratieve situatie om je eigen proces te toetsen.
Checklist voor jouw team
- Beschrijf bijkomend werk.
- Kies passende buffers.
- Test opeenvolgende boekingen.
Wanneer werkt het?
De planning laat voldoende ruimte om afspraken zorgvuldig af te handelen.
Test dit met een herkenbaar dossier en laat een collega de uitkomst teruglezen. Noteer waar informatie of een beslissing ontbreekt. Gebruik die bevinding om een werkafspraak te verbeteren voordat je het proces breder toepast.
Afspraken en agenda: de bredere werkwijze
Een afspraak verbindt de beschikbare tijd van een medewerker met de verwachting van een klant. Maak duidelijk welk gesprek wordt geboekt, wie aanwezig is en waar het plaatsvindt. Beschikbaarheid, bevestiging en wijzigingen vormen samen één proces. Test daarom meer dan een vrije plek: controleer ook een bezette agenda, annulering en verplaatsing. Bij gekoppelde agenda’s moet duidelijk zijn welk systeem beschikbaarheid bepaalt en waar wijzigingen worden verwerkt. Laat de medewerker en de klant ieder hun eigen bevestiging controleren voordat de boekingsroute breed wordt gebruikt.