Afspraken en agenda · ASRR Tech
Hoe volg je een gemiste afspraak op?
Controleer eerst of tijd en deelname-instructies duidelijk waren. Leg de uitkomst vast en bied een passende vervolgstap zonder direct een verliesreden te veronderstellen.
Een voorbeeld uit de praktijk
Een prospect kwam niet binnen omdat de uitnodiging een verkeerde link bevatte.
Dit is een illustratieve situatie om je eigen proces te toetsen.
Checklist voor jouw team
- Controleer uitnodiging.
- Noteer bekende oorzaak.
- Spreek eventueel opnieuw af.
Wanneer werkt het?
De registratie onderscheidt niet verschenen, geannuleerd en technisch mislukt.
Test dit met een herkenbaar dossier en laat een collega de uitkomst teruglezen. Noteer waar informatie of een beslissing ontbreekt. Gebruik die bevinding om een werkafspraak te verbeteren voordat je het proces breder toepast.
Afspraken en agenda: de bredere werkwijze
Een afspraak verbindt de beschikbare tijd van een medewerker met de verwachting van een klant. Maak duidelijk welk gesprek wordt geboekt, wie aanwezig is en waar het plaatsvindt. Beschikbaarheid, bevestiging en wijzigingen vormen samen één proces. Test daarom meer dan een vrije plek: controleer ook een bezette agenda, annulering en verplaatsing. Bij gekoppelde agenda’s moet duidelijk zijn welk systeem beschikbaarheid bepaalt en waar wijzigingen worden verwerkt. Laat de medewerker en de klant ieder hun eigen bevestiging controleren voordat de boekingsroute breed wordt gebruikt.