Afspraken en agenda · ASRR Tech
Hoe verdeel je afspraken over een team?
Combineer geschiktheid met beschikbaarheid. Een vrije agenda is onvoldoende wanneer de medewerker de betreffende dienst of regio niet kan behandelen.
Een voorbeeld uit de praktijk
Een specialistische aanvraag hoort bij een geschikte adviseur, ook als een ander eerder vrij is.
Dit is een illustratieve situatie om je eigen proces te toetsen.
Checklist voor jouw team
- Definieer geschiktheid.
- Bepaal verdelingsregels.
- Test afwezigheid.
Wanneer werkt het?
Iedere boekbare medewerker kan het aangeboden gesprek daadwerkelijk voeren.
Test dit met een herkenbaar dossier en laat een collega de uitkomst teruglezen. Noteer waar informatie of een beslissing ontbreekt. Gebruik die bevinding om een werkafspraak te verbeteren voordat je het proces breder toepast.
Afspraken en agenda: de bredere werkwijze
Een afspraak verbindt de beschikbare tijd van een medewerker met de verwachting van een klant. Maak duidelijk welk gesprek wordt geboekt, wie aanwezig is en waar het plaatsvindt. Beschikbaarheid, bevestiging en wijzigingen vormen samen één proces. Test daarom meer dan een vrije plek: controleer ook een bezette agenda, annulering en verplaatsing. Bij gekoppelde agenda’s moet duidelijk zijn welk systeem beschikbaarheid bepaalt en waar wijzigingen worden verwerkt. Laat de medewerker en de klant ieder hun eigen bevestiging controleren voordat de boekingsroute breed wordt gebruikt.